효과적인 회의 방식

Session 1 _ 회의 시간을 줄이는 노하우

 

회의 혁신을 하고 싶다면 "어떻게(how) 효율적으로 진행하는가" 보다 "무엇을(what) 회의하느냐" 부터  시작해야 한다. 얼마나 신속하게 진행하는가가 중요한게 아니라 회의 빈도를 줄이는 것이 비결이다.

 

회의를 아무리 효율적으로 진행한다고 하더라도, 잘못된 내용을 다룬다면 무슨 의미가 있는가?

 

 회의의 유일한 목적은 "의사결정하고 실행하는 것(to decide and commit)"이다.

 

의사결정과 실행을 위해서 정보를 공유(update)하고, 진척 내용을 모니터링(check)하고, 새로운 사실을 공유(inform/educate)하고, 자료들을 살펴(review/consider)보고, 토론(discuss/dialogue)하고, 옵션들을 분석(think)하고, 비용과 혜택을 평가(evaluate)하는 작업(report and present)들이 필요하다. 그러나, 이런 것들은 회의의 최종 목적이 아니라 중간 과정들이다.

 

최종 목표는 행동(perform)하는 것이 되어야 한다. 좋은 회의의 비결은 바로 의사결정과 실행에 주력하는 것이다.

 

"Swing through the ball" 공을 치지 말고, 스윙에 집중하라.

공을 맞추어야 하지만, 공을 맞추는게(swing at the ball) 아니라 스윙을 끝까지(swing through the ball) 힘있게 마무리하는게 목적이 되어야 한다. 바로 이 마인드가 회의에도 그대로 적용된다.

 

회의를 할 때도 "의사결정과 실행"을 목적으로 삼아라.

회의의 궁극적인 목적은 이야기(talk)하는게 아니라 실행(do)하는 것이다.

 

미팅은 모든 참석자들이 같은 시간에 같은 공간에 모이는 것을 필요로 한다. 그야말로 값비싼 행위이다.

이러한 투자를 정당화할 수 있는 유일한 목적은 선택가능한 대안들을 인터렉티브하게 제안하고 평가하는 것, 그리고 가장 효과적이라고 여겨지는 옵션을 실행하기 위해 집단적으로 의사결정을 내리고 헌신을 약속하는 것이다.

 

이외에 진척도를 공유하고 정보를 공유하고, 아이디어 제안을 하고, 모르는 것을 분명하게 질문하는 것 등등은 굳이 미팅이 아니더라도 진행할 수 있다. 메일이나 게시판, 온라인 도구와 프로그램 등으로 대체하라.

 

회의에는 문제에 직접적으로 관련된 사람들이 참석해야 한다. 누구도 토론 내내 자리만 지키고 있어서는 안된다. 참석자 모두가 참여해, 의사결정과 실행에 기여할 수 있어야 한다.

 

앞으로 생각하고 있는 회의가 있다면, 회의 어젠다 중에 "토론(discuss)", "리뷰(review), "새로운 내용 공유(update)" 등의 의사결정과 관련되지 않은 단어들에 빨간 줄을 그어보라.

 

그리고, 다음 3가지 질문을 스스로에게 던져보라.

 

1. 이번 회의를 성공적으로 진행하면, 우리는 무엇을 다르게 실행할 수 있을가?
2. 이것을 달성하기 위해, 우리가 왜 이 회의를 해야 하는가?
3. 우리 팀의 목적을 달성하는데, 이 회의가 어떤 도움을 줄 수 있는가? 

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Session _ 2  회의는 기업의 성장, 발전에 핵심적 역할을 수행한다.

포브스는 삼성의 속도 경영이 세계 초일류 기업이 된 비결이라고 밝혔다.

 

삼성의 속도 경영의 기본은 회의다.

회의를 통해 변화를 인식시켰고, 변화를 전파하고, 행동하게 했던 것이다. 그러면 과연 삼성은 어떻게 회의를 하는 것일까?

 

 

기본에 충실한 회의

 

회의가 의사 소통과 협력을 유도하게 하고 새로운 결론을 내는 데에 중요하지만 자칫 장황하게 되고 너무 자주 있으면 업무를 해칠 수도 있다.

회의에 대한 생각이 다르면 회의장이 교육장이 되어 버리거나 업무지시하는 장소로 바뀌어 버린다.

 

또한 조직이 커지고 다양한 직종이 만들어지다 보면 회의가 너무 많음은 물론 시간 또한 오래 걸리고 비효율적으로 운영되기 쉽다.

 

이런 점들을 피하기 위해 삼성에서는 신경영을 실시하면서 올바른 회의 문화를 정착시키기 위해 회의 할 때 가장 기본적인 사항과 행동 원칙들을 3.3.7 원칙으로 정리하여 숙지하고 행동하도록 한 것이다.

 

3.3.7 원칙

 

회의실에서 의견 교환을 하자는 말은 많이 하지만, 실제는 상사나 회의 주재자에 이끌려서 의견 제시를 회피하는 것이 일반적이다.

 

특히 의견을 개진했다가 핀잔을 받은 경험이 쌓이게 되면 의견 제시를 망설이게 된다.

지루하게 이어지는 회의는 시간 낭비뿐 아니라 업무의 집중을 방해하고 스트레스로 인해 직원들을 힘들게 한다

 

삼성에서는 회의를 할 때 '3.3.7'의 독특한 원칙이 있다.

 

3.3.7 原則이란

-. 3가지 思考(3 Ways Of Thinking)와 3가지 原則(3 Principles), 그리고 7가지 指針(7 Rules)을 말한다.

 

1. 3가지 사고(3 Ways Of Thinking)

즉흥적인 회의보다는 계획된 회의를 하라. 즉흥적인 회의는 시간을 낭비할 수 있고 제대로 준비하지 않아서 효과적인 회의가 될 수 없다.

 
(i) 회의의 효율화를 위해 회의의 필요성을 자문해본다.
    - 꼭 필요한 회의인가?
    - 스스로 결정하면 되는 것은 아닌가?
    - 더 좋은 수단이 있을 수 있지 않는가?

 

(ii) 회의가 꼭 필요한 경우, 회의를 최대한 간소화시킨다. 이 때도 여러각도로 점검 하도록 한다.

    -  참석자를 줄일 수 없는가?
    -  빈도, 시간, 배포 자료를 줄일 수 없는가?
    -  좀 더 원활한 운영을 할 수 없는가?

 
(iii) 회의를 하기로 했다면 다른 회의와 통합하거나 위임할 수 있는 방법이 있는가 모색해 본다.

    - 다른 회의와 겸해서 할 수 없는가?
    - 권한 위임으로 해결할 수 없는가?
    - 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가?

 
2. 3가지 원칙(3 Principles)
꼭 해야 되는 회의라면 보다 효율적으로 진행하라.

위에서 언급한 3가지 사고로 회의를 최대한 하지 않거나 아니면 줄이도록 노력한다. 하지만 최소한의 회의는 필요하기 때문에 모든 회의를 이렇게 줄일 수만은 없다. 

일단 회의를 하기로 했으면 다음의 3가지 원칙을 지켜 효율적인 회의가 되도록 한다.

 

아래 3가지 원칙은 회의의 비생산성과 폐해가 인식되면서 회의 문화 개선을 위해 지정한 원칙이다. 

 

(i) 회의 없는 날을 운영한다. 
각 회사마다 회의 없는 날을 자율적으로 운영하고 있지만 대부분의 회사가 수요일을 회의 없는 날로 정하고 있다.

회의가 없는 날 뿐만 아니라 회의 없는 시간도 지정해 운영하고 있다.

 

(ii) 회의 시간은 1시간 원칙으로 하고, 최대한 1시간 반을 넘지 않도록 한다.
회의를 위해 1시간용 모래시계를 회의실에 비치해 시간을 엄수하도록 무언의 압력을 넣기도 하고, 또 회의 시간을 정시가 아닌 10분 또는 15분에 시작해 정시에 끝내는 방법도 활용하고 있다.

 

(iii) 회의 기록은 한 장으로 정리한다. 
회의 내용을 정리해서 참가자나 관련자에게 배포하는 것이 좋은데 이 때 정리도 간결하게 한 장으로 하라.

 

3. 7가지 지침(7 Rules)
3가지 사고, 3가지 원칙과 더불어 삼성에서는 회의를 진행할 때 7가지 지침을 따르도록 하였다.

 

(i) 회의를 진행함에 있어서 가장 중요한 것이 시간 엄수이다.

정시에 모두 참석하도록 하며 회의 참석자가 모두 참석하지 않았어도 정시에 회의를 시작하고 종료 시간을 미리 공표하여 시간 낭비를 최대한 줄인다.

 

(ii) 회의에 들어가는 경비를 회의 자료에 명시해 불필요한 낭비요소를 제거하도록 한다.

생산적이고 효율적인 회의 문화를 만들기 위해 회의의 기회 비용을 산출, 참석자들에게 사전에 공지한다.

 

(iii) 회의 참석자를 꼭 필요한 적임자나 담당자로 제한해 최소화 시킨다.

 
(iv) 회의의 목적을 명확히 하여 다른 주제나 쓸데없는 방담이나 토론이 되지 않도록 한다.

의사결정을 위한 회의인지, 정보 공유를 위한 것인지 회의 목적도 명확하게 구분하여 사전에 참석자에게 통보한다.

 

(v)  회의자료를 사전에 배포하고 회의 참석 전에 의제를 검토하여 회의 진행을 원활하게 하도록 한다.

이러한 점은 대부분의 기업이 도입하고 있는 사내 인트라넷으로 해결할 수 있다. 회의 전에 미리 미리 의제 등을 이메일로 보내도록 한다.

 

(vi) 회의를 진행함에 있어서 어느 특정한 한 사람이 주도적으로 발언하는 것을 막기 위해 참석자 전원이 발언하도록 하게 하며 발표된 의견은 서로 존중하도록 한다.

모든 사람이 발언하도록 하는 것은 회의에 따른 시간을 낭비해서는 안된다는 의식을 심어 주기 위함이다.

 
(vii) 회의록 작성을 최소화하기 위해 결정된 사항만을 기록해 보관하도록 하며, 별도로 작성하기 보다는 전자칠판을 사용할 경우, 전자칠판을 복사하여 회의록으로 활용한다.

녹음기를 사용한 경우는 녹음 테이프를 회의록으로 대체하고 간단한 사항만 기록해 보관하도록 한다.

 

VIA  <삼성처럼 회의하라>